Rozliczenie duplikatu faktury na przełomie roku

2015-03-11

Zakupiliśmy usługę remontową. Usługa została faktycznie wykonana 31 października 2014r., i od razu zapłacona gotówką. Faktura za tą usługę została wystawiona z datą 3 listopada, jednak ta faktura zaginęła na poczcie i nie dotarła do firmy w zeszłym roku.

Poprosiliśmy więc sprzedawcę o wystawienie duplikatu. Duplikat został wystawiony z datą 27 stycznia 2015r. i wpłynął do firmy dopiero 2 lutego 2015r. Kiedy wpisać tą fakturę do książki podatkowej? Za który okres podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT?

Ujęcie w kosztach.

Co do zasady, faktury kosztowe wpisujemy do podatkowej księgi przychodów i rozchodów dokładnie pod datą wystawienia dokumentu. W przypadku duplikatów powstaje wątpliwość, czy pod pojęciem „data wystawienia” rozumieć datę wystawienia faktury pierwotnej, czy może jednak datę wystawienia duplikatu? Liczne wyjaśnienia urzędów skarbowych wskazują, że jako właściwa obowiązuje tu data wystawienia faktury pierwotnej. Data wystawienia duplikatu jest jedynie datą „techniczną”, która nic nie zmienia w rozliczenia podatku dochodowego. Opisaną w pytaniu fakturę należy wpisać do księgi podatkowej pod datą 3 listopada 2014r., i to nawet wtedy, jeżeli księga podatkowa za rok 2014 jest już zamknięta, spis z natury wpisany, a roczne zeznanie podatkowe - złożone.

Ten duplikat podwyższy koszty podatkowe roku 2014, co w konsekwencji oznacza, że podatnik powinien nie tylko dopisać fakturę do księgi podatkowej, ale również skorygować ewentualną zaliczkę na podatek opłaconą do 20 grudnia, a także poprawić zeznanie podatkowe za rok 2014 – o ile zostało już złożone.

Nieco inaczej potraktowalibyśmy sytuację, w której opisana faktura dotyczyłaby zakupu materiałów bądź towarów, sprzedanych dopiero w roku 2015. Wprawdzie również należałoby ją wpisać do księgi podatkowej pod datą 3 listopada, lecz jednocześnie konieczna byłaby poprawka do spisu z natury – uwzględniająca tą fakturę. W efekcie końcowym, taki duplikat nie miałby wpływu na kwotę dochodu wykazaną w zeznaniu rocznym. Podobnie, gdyby otrzymana zaległa faktura dokumentowała zakup części składowych środka trwałego, który nie został jeszcze oddany do użytkowania – taki duplikat również nie miałby wpływu na rozliczenie roczne PIT.

 

Odliczenie VAT.

W większości przedsiębiorstw, prawo do odliczenia VAT jest uzależnione od spełnienia dwóch warunków:

1. powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, oraz
2. od faktu posiadania faktury przez nabywcę.

Oba te warunki muszą wystąpić łącznie.

Obowiązek podatkowy u sprzedawcy wystąpił w dacie sprzedaży (w rozliczeniu za październik 2014r.), lub w dacie wystawienia faktury (w rozliczeniu za listopad 2014r.) – jeżeli sprzedawca określił tą usługę jako usługę budowlaną. Ponieważ nie jest to jasne, podatnik – przed odliczeniem VAT z tej faktury – powinien upewnić się, kiedy według sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, lub – inaczej mówiąc – za który miesiąc sprzedawca odprowadził VAT należny. Nabywca ma prawo do odliczenia VAT już w miesiącu, w którym wystąpił obowiązek podatkowy u sprzedawcy, lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (miesięcy lub kwartałów, w zależności od przyjętej metody rozliczania VAT). Jednak drugi warunek również musi być spełniony, a w opisanym przypadku nabywca otrzymał fakturę dopiero w lutym 2015r. – nie może zatem odliczyć VAT wcześniej, niż w rozliczeniu za ten miesiąc. Nie ma przy tym znaczenia, że faktura dotarła do firmy jako duplikat.

Jeżeli pytanie dotyczyłoby małego podatnika stosującego metodę kasową, prawo do odliczenia VAT byłoby uzależnione też od dwóch, lecz innych warunków: zapłacenia faktury oraz od faktu posiadania faktury przez nabywcę. Wprawdzie przedsiębiorca dokonał zapłaty w IV kwartale 2014, jednak dysponuje fakturą dopiero w 2015 roku – dlatego prawo do odliczenia przysługuje dopiero w rozliczeniu za I kwartał 2015 roku.

 

 

Autor: Artykuł przygotowany przez ekspertów współpracujących z Firmino.pl - programem do faktur online.

Wróć do listy »